Eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung kostet Vermieter Geld und Nerven, sei es durch zu Unrecht umgelegte Kosten oder durch eine verpasste Frist. Wer weiß, welche Kosten umlagefähig sind, wie abgerechnet wird und bis wann, erspart sich im Zweifel ärgerliche Nachforderungen und Streit mit dem Mieter.
Welche Kosten umlagefähig sind
Welche Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Voraussetzung ist zusätzlich, dass die Umlage im Mietvertrag vereinbart ist. Zu den klassischen umlagefähigen Kosten zählen:
- Grundsteuer
- Wasser- und Abwasserkosten
- Heizungs- und Warmwasserkosten
- Müllabfuhr und Straßenreinigung
- Kosten für Hausmeister
- Gebäude- und Haftpflichtversicherung
- Gartenpflege und Pflege von Außenanlagen
Was NICHT umlagefähig ist
Nicht jede Ausgabe des Vermieters darf an den Mieter weitergegeben werden. Zu den typischen nicht umlagefähigen Kosten gehören:
- Verwaltungskosten: etwa für die Verwaltung des Objekts oder für Bankgebühren.
- Instandhaltungs- und Reparaturkosten: Kosten, um das Objekt in einem vertragsgemäßen Zustand zu erhalten oder zu reparieren, trägt der Vermieter.
- Kosten für leerstehende Einheiten: steht eine Wohnung im Haus leer, trägt der Vermieter den darauf entfallenden Kostenanteil selbst, er darf nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden.
Die Abrechnungsfrist
Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter zugehen. Versäumt der Vermieter diese Frist, kann er grundsätzlich keine Nachforderungen mehr stellen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten, etwa weil eine Information von Dritten, zum Beispiel dem Energieversorger, nicht rechtzeitig vorlag. Ein Guthaben des Mieters muss der Vermieter dagegen auch nach Ablauf der Frist auszahlen.
- Belege sammeln: alle Rechnungen des Abrechnungszeitraums vollständig zusammenstellen.
- Umlagefähigkeit prüfen: jede Kostenposition gegen die Betriebskostenverordnung und den Mietvertrag abgleichen.
- Umlageschlüssel anwenden: die Gesamtkosten nach dem vereinbarten oder gesetzlich vorgesehenen Schlüssel auf die Einheiten verteilen.
- Vorauszahlungen gegenrechnen: die geleisteten Vorauszahlungen des Mieters von seinem Anteil abziehen.
- Fristgerecht versenden: die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen.
Abrechnung nach Wohnfläche oder Verbrauch
Der Umlageschlüssel entscheidet, wie die Gesamtkosten auf die einzelnen Mietparteien verteilt werden. Verbrauchsunabhängige Kosten wie Grundsteuer oder Gebäudeversicherung werden meist nach der Wohnfläche verteilt. Verbrauchsabhängige Kosten wie Heizung und Warmwasser müssen überwiegend nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden, erfasst über Zähler oder Heizkostenverteiler. Welcher Schlüssel für welche Kostenart gilt, kann im Mietvertrag abweichend geregelt sein, soweit gesetzliche Vorgaben das zulassen.
Nebenkostenabrechnung richtig und fristgerecht erstellen
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Vermietung anfragenHäufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung
Welche Kosten darf ich auf den Mieter umlegen?
Die in der Betriebskostenverordnung genannten laufenden Kosten, etwa Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müllabfuhr, Hausmeister und Versicherung, wenn sie im Mietvertrag vereinbart sind.
Welche Kosten sind nicht umlagefähig?
Verwaltungskosten, Instandhaltungs- und Reparaturkosten sowie Kosten für leerstehende Einheiten trägt der Vermieter selbst.
Wie lange habe ich Zeit für die Nebenkostenabrechnung?
Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, sonst sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen.
Dieser Artikel ordnet die Rechtslage allgemein ein und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei komplexen Abrechnungen oder Streitfällen sollte ein Fachanwalt für Mietrecht oder ein Steuerberater hinzugezogen werden.